Wenn Sie im Urlaub oder krank sind, soll jeder Absender automatisch eine kurze Info bekommen dass Sie nicht erreichbar sind.
Auto-Responder einrichten
- Webmail (server.wts-mail.de) → Einstellungen → Urlaubsantwort
- Aktivieren
- Betreff eingeben (z.B. "Abwesenheitsnotiz — Rückkehr am ...")
- Nachricht formulieren
- Zeitraum setzen (Startdatum, Enddatum)
- Speichern
Alternativ im Portal: E-Mail → Postfach → Auto-Responder.
Beispiel-Text
Hallo,
vielen Dank für Ihre E-Mail.
Ich bin bis zum 15.08.2026 im Urlaub und
lese in dieser Zeit keine E-Mails.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an
meine Kollegin Frau Meier: meier@firma.de
Ihre Nachricht wird ab dem 16.08. bearbeitet.
Freundliche Grüße
Lukas WärnerZwei-Sprachen-Version
Bei internationaler Kommunikation deutsch + englisch:
Hallo, ich bin bis 15.08.2026 im Urlaub — Antworten ab 16.08.
Best regards, I'm on vacation until Aug 15, 2026 — replies from Aug 16.Regeln
Antwort nur einmal pro Absender — jeder Sender bekommt nur eine Auto-Reply pro 24 Stunden, egal wie viele E-Mails er schickt. Verhindert Endlos-Ping-Pong wenn beide Auto-Responder haben.
Newsletter werden nicht beantwortet — technische Absender (noreply@, Automatische Systeme) erkennen wir und antworten nicht.
Spam wird nicht beantwortet — Auto-Responder verstärken sonst Spam-Wellen.
Vorsicht bei aggressiven Auto-Respondern
Ein zu häufig antwortender Auto-Responder kann als Spam gewertet werden. Wenn Sie eine sehr große Absender-Liste haben (z.B. dauerhaft aktivierter Responder als "Diese Adresse antworten wir nicht mehr"), lieber die Adresse ganz stilllegen.
Bei Kündigung Mitarbeiter-Konto
Klassiker: Mitarbeiter geht, Postfach bleibt 6 Monate mit Auto-Reply "Diese Adresse ist nicht mehr aktiv, wenden Sie sich an ...". Danach Postfach löschen.
Das ist rechtlich unproblematisch — steht in fast jeder Datenschutzerklärung.
Testen
Vor dem Urlaub testen: von einer externen Adresse (Gmail-Test-Konto) eine Mail schicken — kommt die Auto-Reply an?