Aufbewahren,
was Sie aufbewahren müssen
E-Mails, Rechnungen, Verträge, Belege — unveränderbar abgelegt, durchsuchbar und auf Verlangen vorlegbar. Zehn Jahre lang, ohne dass jemand daran denken muss.
Suche rechnung 2021 lieferant müller RE-2021-0847.pdf 14.03.2021 · Beleg AW: Rechnung 0847 15.03.2021 · E-Mail Lieferschein 2233 12.03.2021 · Dokument Ergebnis 3 Treffer in 0,2 s Status unveraendert seit Ablage
Ein Archiv ist kein Backup
Eine Sicherung soll den letzten Stand wiederherstellen. Ein Archiv soll beweisen, dass ein bestimmtes Dokument genau so existiert hat — auch wenn seither acht Jahre vergangen sind und der Rechner dreimal getauscht wurde.
Nicht änderbar
Was abgelegt ist, bleibt wie es ist. Jeder Eintrag bekommt eine Prüfsumme; nachträgliche Änderungen wären erkennbar — auch durch uns.
Volltextsuche
Auch in angehängten PDF-Dateien und eingescannten Belegen. Wer nach einer Rechnung von 2019 sucht, findet sie in Sekunden statt in Aktenordnern.
Alles an einem Ort
E-Mails, Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, gescannte Post. Nicht drei Systeme, in denen jeweils die Hälfte liegt.
Fristen laufen automatisch
Sechs Jahre für Handelsbriefe, zehn für Buchungsbelege. Die Fristen sind hinterlegt, gelöscht wird erst danach — und nicht vorher.
Zugriff geregelt
Wer was sehen darf, legen Sie fest. Jeder Zugriff wird protokolliert — das ist bei personenbezogenen Daten kein Beiwerk, sondern Pflicht.
Export für Prüfungen
Bei einer Betriebsprüfung geben Sie einen Zeitraum an und bekommen einen vollständigen, prüfbaren Auszug — statt tagelang zusammenzusuchen.
Preise
Abgerechnet nach Anzahl der Personen, deren Post und Dokumente archiviert werden. Speicher ist enthalten. Netto zzgl. USt., monatlich kündbar.
- E-Mail-Archivierung
- Dokumente und Belege
- Volltextsuche
- Aufbewahrung 10 Jahre
- Export für Prüfungen
- Alles aus S
- Texterkennung für Scans
- Rechtevergabe je Abteilung
- Zugriffsprotokoll
- Anbindung an Ihr Nutzerverzeichnis
- Support per Ticket und Telefon
- Alles aus M
- Anbindung an DATEV und Warenwirtschaft
- Eigene Aufbewahrungsregeln je Dokumentart
- Sperrvermerk für laufende Verfahren
- Jährlicher Prüfbericht
- Fester Ansprechpartner
Archiv, Backup oder Speicher?
Drei Dinge, die oft in einen Topf geworfen werden.
| Archivierung | Backup-Speicher | Storage-Server | |
|---|---|---|---|
| Zweck | vorlegen können | zurückholen können | Platz haben |
| Änderbar | nein, mit Prüfsumme | ja, neue Stände | ja |
| Suchbar | Volltext, auch in PDF | nach Dateiname | nach Dateiname |
| Aufbewahrung | 6 bis 10 Jahre | Tage bis Monate | solange Sie wollen |
| Löschen | erst nach Fristablauf | jederzeit | jederzeit |
| Pflicht | gesetzlich vorgeschrieben | faktisch unverzichtbar | freiwillig |
Wie ist es bei Ihnen geregelt?
Im Erstgespräch gehen wir durch, was heute wo liegt und wo Lücken sind. Danach wissen Sie, was zu tun ist — auch wenn Sie es woanders umsetzen.